Apakah Anda pernah merasa kebingungan untuk menjurnal (entry) ketika melakukan pembelian barang, lalu semakin bingung ketika harus menjawab, apakah kas yang keluar diakui sebagai beban, biaya, atau kapitalisasi?  Apa saja bedanya?

Beberapa contoh transaksi yang biasa terjadi dan mungkin akan membingungkan kita, adalah:

  • Pembelian Printer, apakah harusnya dibebankan langsung sebagai Alat Tulis Kantor atau dicatat sebagai peralatan?  Penggunaan printer ini lebih dari satu tahun, seharusnya sudah memenuhi kualifikasi sebagai asset?
  • Mobil dimodifikasi sedemikian rupa, sebagai contoh karena mobil ini adalah mobil untuk mengangkut uang, maka diperlukan tambahan terali pengaman di dalam mobil. Apakah biaya ini langsung dibebankan atau menambah nilai mobil?
  • Pembayaran sewa biasanya dilakukan selama 1 tahun, namun kali ini diberikan tawaran oleh pihak vendor gimana kalo langsung sewa selama 5 tahun akan diberikan diskon, atasan menyanggupi hal tersebut. Apakah akan langsung dibebankan kepada periode berjalan atau dicatat sebagai Aset?
  • Tahun ini perusahaan memproduksi barang-barang dalam jumlah yang banyak, namun hanya 10% saja yang terjual. Manajemen menerapkan metode penyusutan garis lurus. Apakah biaya penyusutan akan dibebankan langsung atau dibiayakan sebagai biaya pokok produksi?

Perbedaan beban, biaya, dan kapitalisasi yang harus Anda pahami

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh akuntan yaitu:

  1. Materialitas –  Apa sebenarnya arti dari materialitas? Materialitas adalah hal yang dapat mempengaruhi Anda dalam pengambilan keputusan. Contohnya pada kasus printer, seandainya total asset Anda adalah 100juta dan harga pinter 1juta, maka akan ada kemungkinkan akan material karena aset lain + printer = 101 Juta, namun aset lain saja = 100 juta, hal ini menunjukkan adanya nilai materialitas dalam kasus ini. Apabila aset perusahaan 50 milliar, tentu angka 1 juta tidak akan mengubah keputusan secara signifikan, maka tingkat materialitas disini pun tidak sebesar yang sebelumnya.
  2. Expiry of Cost – Yang dimaksud dengan expiry of cost adalah, apakah manfaat dari biaya sudah kita nikmati atau belum. Bila sudah kita nikmati, maka harus dibebankan dalam periode berjalan. Contohnya adalah kasus penyusutan yang hanya 10% barang yang diproduksi sudah terjual sementara 90% belum terjual. Hal ini berarti hanya 10% saja dari biaya penyusutan yang sudah kita nikmati. Begitupun contoh beban sewa 5 tahunan, dari 5 tahun yang kita bayar baru sebagian saja yang kita nikmati, mungkin baru 1 tahun saja. Maka atas biaya 1 tahun saja yang kita bebankan akan terhitung dalam Laba Rugi.
  3. Standar Akuntansi yang berlaku; nah kalo sudah menyangkut standar akuntansi biasanya sedikit ribet, sebagai contoh kas yang keluar untuk membeli terali pada mobil adalah syarat dari PSAK 16, termasuk kas yang keluar sampai aset siap digunakan harus dikapitalisasi ke nilai aset.

beban, biaya, kapitalisasi

Penetapan akuntansi terhadap beban, biaya, atau kapitalisasi

Sebenarnya apa akibat jika kita salah dalam mengklasifikasikan beban, biaya, dan kapitalisasi ini? Kesalahan akan mengakibatkan adanya understatement (Nilai yang tertera lebih rendah dari seharusnya) atau Overstatement (nilai yang tertera terlalu tinggi dari yang seharusnya) atas Aset dan Profit. Contohnya adalah:

  1. Apabila printer di bebankan pada periode berjalan, maka akibatnya beban akan menjadi terlalu besar dan dapat memperkecil profit.
  2. Apabila terali pada mobil di kapitalisasi (dimasukkan dalam nilai asset), maka depresiasi mobil akan menjadi lebih besar di periode-periode berikutnya.

Setelah cukup paham mengenai biaya, beban, dan kapitalisasi, selanjutnya kita akan masuk kedalam bagian earning management. Tetapi sebelumnya, Kita harus paham terlebih dahulu mengenai beberapa pengertian dibawah ini, yaitu:

  1. Asset
  2. Cost
  3. Expense

Secara umum tentunya Anda sudah paham apa itu Asset bukan? Lalu apa bedanya Cost (Biaya) dan Expense (Beban)? Dalam bahasa Indonesia dan awam tentu tidak ada beda antara beban dan biaya, selain dua istilah itu terdapat lagi istilah lainnya yaitu Expenditure (Pengeluaran). Namun sebelumnya coba untuk simak beberapa pertanyaan dibawah ini:

  • Apakah kamu tau mengapa dalam Persamaan Ekonomi –> Profit = Total Revenue – Total Cost
  • Namun dalam Accounting, Profit disebut sebagai Revenue – Expense
  • Lalu, kenapa terdapat istilah capital expenditure?
  • Kenapa Nama Mata kuliah harus Akuntansi Biaya (cost accounting), bukan Akuntansi Beban (expense Accounting)?

Orang awam akan memahami segala kas yang keluar (cash outflow) sebagai expenditure (pengeluaran), dan memaknai ini sebagai pengurang profit. Apabila manajemen tidak memahami hal ini maka akan sangat sulit untuk mengambil keputusan.

Jika muncul pertanyaan “Berapa beban gaji bulan ini?” mungkin akan dengan segera dijawab dengan “10 Juta pak”. Sederhana, karena ada di laporan keuangan dan gaji dibayarkan karena pekerjaan karyawan yang sudah selesai.

Namun ketika ditanya “Berapa beban bahan baku bulan ini?” di laporan keuangan terlihat bahwa pembelian bahan baku adalah 20 Juta untuk 20 unit barang, namun baru terjual  5 barang saja. Nah berapakah bebannya?

Atau misalnya ketika tahun itu anda membeli mesin seharga 100 Juta, dapatkah anda katakan bahwa Beban Mesin 100 Juta? Atau pengeluaran Mesin 100 Juta? 

Hal yang harus diingatkan dalam mengklasifikasikan Asset, Cost, dan Expense adalah apakah kas yang keluar sudah dinikmati manfaatnya (Expire) atau belum? Bila kas yang keluar sudah dinikmati, apakah untuk pengeluaran tersebut terkait dengan proses produksi/dagang atau tidak?

Nah jadi dalam mengklasifikasikan ini kita mendapat 3 keyword ya, yaitu:

  1. Manfaat sudah dinikmati
  2. Terkait proses produksi/dagang
  3. Tidak terkait proses produksi/dagang

Berikut adalah contoh dari hal diatas:

Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan buku membeli kertas sebanyak 500 rim diawal tahun, masing-masing rim dibeli dengan harga Rp 25.000 sehingga pada saat pembelian dijurnal sebagai berikut:

Persediaan – Bahan Baku 12.500.000

                                 Kas 12.500.000

Diakhir tahun diketahui data sebagai berikut:

Persediaan akhir kertas adalah sebanyak 200 Rim, 290 rim digunakan untuk membuat buku, dan 10 rim digunakan untuk keperluan administrasi perusahaan. Data diatas dibagi menjadi 3 kelompok yaitu

  1. 200 Rim belum dinikmati manfaatnya oleh perusahaan
  2. 290 rim digunakan dalam proses produksi buku
  3. 10 rim digunakan untuk kegiatan yang tidak terkait dengan proses produksi buku

Maka jurnal yang dapat dibuat oleh perusahaan adalah:

Persediaan – Work In Process 7.250.000 ( 290 rim x 25.000)

Beban Perlengkapan 250.000 (10 rim x 25.000)

                                 Persediaan – Bahan Baku 7.500.000

Ternyata jurnal diatas menimbulkan beberapa akibat yang mungkin tidak Anda sadari, yaitu:

  1. Persediaan bahan baku berkurang sebanyak 7.500.000, menyisakan saldo sebesar 5.000.000. jumlah ini sama dengan 200 rim yang harganya 25.000
  2. Beban perlengkapan bertambah 250.000, jumlah beban ini akan langsung mengurangi profit periode berjalan karena manfaatnya sudah dinikmati yaitu dalam proses adminsitrasi perusahaan
  3. Menambah saldo persediaan dalam proses (work in process/WIP) sebesar 7.250.000, saldo ini belum menjadi beban karena belum terjual sehingga manfaatnya belum dinikmati

Klasifikasi ini sangat penting untuk 2 alasan yaitu:

  1. Memenuhi konsep matching cost against revenue (secara singkat akan disebut sebagai matching atau sesuai). Konsep ini mengharuskan kita untuk menyesuaikan beban dan biaya yang terjadi dalam 1 periode dan kausal antara pendapatan (revenue) yang diterima dan beban yang dikeluarkan untuk mendapat pendapatan tersebut. Beban Perlengkapan sebanyak 10 rim telah terjadi pada periode ini bukan pada periode depan, maka harus dibebankan pada periode ini. Sementara biaya atas 290 rim memang terjadi pada periode ini, namun belum digunakan untuk mendapatkan penghasilan periode ini, sehingga tidak bisa dibebankan. Biaya 290 rim akan menjadi beban dan masuk ke laba rugi ketika di DIJUAL ke customer karena dengan DIJUAL maka beban akan menghasilkan PENDAPATAN. Karena manfaatnya belum dinikmati, maka kertas 290 rim tersebut akan menjadi aset sementara waktu.
  2. Untuk kepentingan pengendalian dan analisa. Dengan adanya hal ini maka manajemen dapat mengetahui bahwa sekarang terdapat 200 rim kertas yang masih tersedia dan 290 rim yang sedang dalam proses produksi. Dengan demikian manajemen dapat menilai apakah perlu membeli bahan baku kertas lagi atau tidak? Serta dapat mengestimasi berapa besar jumlah produksi tahun depan karena sekarang terdapat 290 rim kertas dalam proses produksi. Karena sudah terdapat 10 rim yang menjadi beban dan hilang dari aset mengakibatkan berkurangnya profit pada periode berjalan. Manajemen pun dapat menganalisa terhadap 10 rim ini, apakah memang biasanya beban perlengkapan memakan sebanyak 10 rim? Atau 10 rim terlalu banyak?

Bagaimana perlakuan selanjutnya atas Kertas 290 rim sebesar 7.250.000 dan 200 rim sebesar 5.000.000?

Jika 290 rim tersebut pada periode selanjutnya sudah selesai diproduksi, maka dijurnal ke persediaan barang jadi. Hal ini dilakukan dengan jurnal

Persediaan – barang jadi 7.250.000

                                 Persediaan – dalam proses 7.250.000

Apakah sekarang atas persediaan ini sudah bisa dibebankan pada periode sekarang? Belum tentu, karena jika belum TERJUAL maka tentunya manfaatnya pun belum dinikmati.

Nah seandainya, tadi 290 rim kertas ternyata mampu memproduksi 580 Buku, artinya 1 rim kertas mampu dibuat menjadi 2 buku, dan masing-masing buku dijual dengan harga 35.000. Seandainya seluruh buku terjual. Maka jurnal yang dibuat adalah:

Kas 20.300.000 (35.000 x 580 buku)

                                 Penjualan 20.300.000

Harga Pokok Penjualan 7.250.000

                                 Persediaan barang jadi 7.250.000

Atas Jurnal ini, maka beban sebesar 7.250.000 sudah dapat diakui sebagai biaya pada periode berjalan karena digunakan untuk mendapatakan pendapatan sebesar 20.300.000. Manfaat dari kertas yang kemudian menjadi buku ini sudah terpakai dan dinikmati oleh perusahaan sehingga boleh dibiayakan. Kenapa disebut biaya? Apakah karena berhubungan dengan proses produksi?

Seandainya dari 580 buku baru setengahnya yang terjual, yaitu sebanyak 290 buku. Artinya hanya kertas untuk 290 buku yang boleh dibebankan, sebagai pengingat bahwa 1 rim kertas dapat membuat 290 buku, maka hanya 145 rim yang boleh dibiayakan pada periode berjalan.

Karena baru 145 kertas yang manfaatnya digunakan dan dirasakan oleh perusahaan. Jurnal yang dibuat adalah sebaga berikut

Kas 10.150.000 (290 buku x 35.000)

                                 Penjualan 10.150.000

Harga Pokok Penjualan 3.625.000 (145 rim x 25.000)

                                 Persediaan barang jadi 3.625.000

Atas jurnal diatas maka persediaan barang jadi berkurang sebanyak 3.625.000 sementara sisanya  sebanyak 290 buku yang dibuat dari 145 rim kertas masih dalam bentuk aset karena MANFAATNYA BELUM DINIKMATI dan belum menghasilkan PENDAPATAN (DIJUAL).

Alur yang sama atas 200 rim kertas sebelumnya, 200 rim kertas apabila sudah menjadi barang jadi dan dijual, baru dapat dibiayakan. Alur atas 200 rim kertas adalah

Persediaan bahan baku -> persediaan dalam proses -> Persediaan barang jadi -> Dijual -> harga pokok penjualan (mengurangi pendapatan)

Bandingkan dengan 10 rim kertas yang langsung dibebankan di periode berjalan

Persediaan bahan baku -> Beban Perlengkapan (mengurangi pendapatan)

Hal ini dikarenakan 10 rim kertas tersebut masih termasuk sebagai bahan baku yang masuk ke dalam proses produksi dan belum dapat dinikmati manfaatnya oleh perusahaan sehingga menghasilkan kas masuk atau piutang (sudah dijadikan buku dan dijual).

Namun, berbeda dengan beban perlengkapan. Di bagian ini, manfaat kertas langsung dapat dinikmati dan pengorbanan atas kertas dapat diasosiakan dengan pendapatan pada periode berjalan.

Lalu selanjutnya bagaimana dengan unsur-unsur harga pokok penjualan yang lain seperti

  1. Beban gaji pegawai pabrik
  2. Beban Penyusutan Mesin

Pada prinsipnya seluruh kas yang keluar akan mengalami hal yang sama. Seperti contoh pada kasus buku diatas, kita ambil contoh karena sejak awal kertas digunakan untuk 2 keperluan yaitu produksi dan administrasi sehingga memerlukan adanya identifikasi khusus.

Hal ini akan berbeda seandainya sejak awal kertas untuk administasi dibedakan khusus. Sebagai contoh, perusahaan membeli 500 rim kertas untuk bahan baku, dan 10 rim kertas untuk perlengkapan, masing-masing berharga 25.000, maka jurnal yang dibuat adalah:

Persediaan – bahan baku 12.500.000 (500 Rim x 25.000)

Perlengkapan – Kertas 250.000 (10 rim x 25.000)

                                 Kas 12.750.000 (510 rim x 25.000)

Sehingga pada akhir periode, seandainya kertas 10 rim tersebut habis, maka jurnal yang dibuat adalah:

Beban Perlengkapan 250.000

                                 Perlengkapan – Kertas 250.000

Jurnal dengan pengelompokkan khusus tersebut menyebabkan lebih mudah dalam pembebanan. Akuntansipedia membuat contoh seperti diatas agar Anda dapat memahami mengenai kapan sebuah manfaat dapat dinikmati.

Selanjutnya, jika kita bicara mengenai gaji pegawai pabrik, apakah semua yang berhubungan langsung dengan proses produksi dapat diidentifikasi langsung dan dibedakan dari pegawai kantor yang gajinya tidak terkait langsung dengan faktor produksi? Jawabannya adalah iya, mengapa demikian?

Ketika gaji pegawai pabrik dan kantor dapat dipisahkan, maka hal ini memudahkan kita dalam:

  1. Menilai gaji mana yang sudah dinikmati manfaatnya
  2. Gaji yang mana yang telah menghasilkan penghasilan/penjualan

Hal diatas dipergunakan untuk memenuhi prinsip matching cost against revenue. Untuk Gaji Pegawai Pabrik, maka akan dijurnal sebagai berikut

Persediaan – barang dalam proses xxxxx

                                 Utang Gaji Pegawai Pabrik xxxx

Kenapa dijurnal seperti diatas? Karena jasa-jasa dan pekerjaan yang sudah dilakukan oleh sang pegawai belum tentu dinikmati pada periode ini, ingat seperti kasus kertas di atas.

Baik Kertas dan Gaji pegawai pabrik semuanya ‘berkumpul’ dalam akun Persediaan – barang dalam proses. Ketika barang yang diproduksi oleh pegawai sudah selesai, maka akan dijurnal sebagai berikut

Persediaan – barang jadi xxxx

                                 Persediaan – Barang dalam Proses xxxx

Dan persediaan ini belum bisa dibebankan pada periode tersebut, kecuali barang yang telah selesai diproduksi. Entry yang dibuat adalah ketika barang terjual adalah

Kas/piutang xxxx

                                 Penjualan xxxx

Harga pokok penjualan xxxx

                                 Persediaan – barang jadi xxxx

Setelah terjual barulah gaji tersebut dapat dibiayakan melalui akun harga pokok penjualan.

Hal ini berbeda dengan gaji untuk pegawai kantor yang manfaatnya langsung dirasakan dan dirasiokan dengan pendapatan pada periode berjalan. Untuk gaji pegawai kantor, maka dijurnal dengan cara berikut:

Beban Gaji Pegawai xxxx

                                 Utang Gaji/Kas xxxx

Beban gaji akan langsung masuk ke Laba rugi, dan jalannya sudah selesai sampai disini, tutup buku.

Hal yang sama berlaku untuk penyusutan Mesin sebuah mesin. Mesin seharusnya dibedakan menjadi 2 yaitu:

  1. Mesin pabrik yang langsung berhubungan dengan proses produksi
  2. Mesin kantor (seperti komputer) yang tidak dapat dihubungkan dengan proses produksi

Untuk mesin pabrik, maka penyusutan akan dijurnal sebagai berikut:

Persediaan – Barang dalam Proses xxxx

                                 Akumulasi Penyusutan xxxx

Jurnal ini akan mengakibatkan nilai persediaan dalam proses naik dan akumulasi penyusutan adalah kontra account dari peralatan mesin, sehingga mengurangi saldo mesin. Untuk selanjutnya penyusutan baru dapat dibiayakan bila barang yang diproduksi terjual.

Sementara untuk penyusutan atas mesin kantor, maka di entry dengan jurnal:

Beban Penyusutan xxxx

                                 Akumulasi Penyusutan xxxx

Dan akan langsung diakui ke dalam laporan laba-rugi perusahaan pada periode berjalan.

  • Kesimpulan:

  1. Setiap pengeluaran yang manfaatnya belum dirasakan oleh entitas maka diakui sebagai aset. Bila pengeluaran tersebut sudah dinikmati perusahaan dan terkait langsung dengan produksi maka dicatat sebagai biaya, dan harus dibiayakan pada laba rugi sesuai periode pendapatan/penjualan yang dihasilkannya.
  2. Bila pengeluaran tersebut sudah dinikmati perusahaan dan tidak terkait langsung dengan produksi maka dicatat sebagai beban, dan langsung mengurangi penjualan/pendapatan pada periode terjadinya.
  3. Sebagian Aset mengalami peruabahan sifat dalam proses produksi, sehingga perlu dijurnal dan dimasukkan sesuai akun yang tepat mengikuti tahapan produksinya

Apabila Anda masih ragu dengan pembebanan/pembiayaan/kapitalisasi aset, maka ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu:

Memahami proses produksi perusahaan sehingga teman-teman paham betul sifat dari pembebanan/pembiayaan item terkait, termasuk materialitas apabila tidak dikapitalisasi.

Atau Anda dapat melakukan hal-hal dibawah ini:

  1. Melihat catatan perusahaan, biasanya seperti apa perusahaan memperlakukan biaya/beban tersebut apakah akan langsung dibebankan atau dikapitalisasi terlebih dahulu.
  2. Tanyakan kepada atasan anda bagaimana sebaiknya perlakuan atas transaksi tersebut, kemudian pahami. Seandainya ada jawaban dan pendapat dari atasan yang kurang mengena, jangan segan untuk didiskusikan.
  3. Untuk transaksi-transaksi kecil dan tidak material, sebaiknya langsung dibebankan saja sebagai contoh printer diatas. 
  4. Untuk pengeluaran yang memiliki nilai besar dan menambah masa manfaat Asset maka harus diakumulasi sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku. Cara menjurnalnya adalah sebagai berikut

Peralatan xxxx

                                 Kas xxxx

Dengan jurnal ini, maka depresiasi aset akan berubah sesuai dengan masa manfaat baru dan besaran nilai aset yang baru.

Semoga sedikit penjelasan dari Akutansipedia dapat membantu Anda dalam belajar dan bekerja di bidang akuntansi. Jika ada hal lain yang harus kami tambahkan dalam website kami jangan ragu untuk memberikan saran Anda ya!