Penggelapan dan pencurian merupakan hal yang sangat tidak diinginkan oleh perusahaan manapun. Untuk itu perlu bagi perusahaan untuk mengetahui wilayah mana saja yang paling rawan terhadap tindakan pencurian ini. Setelah mengetahuinya, Anda bisa melakukan langkah strategis untuk meminimalisir potensi tersebut. Bagian (operasional) perusahaan mana saja yang tergolong rawan? Mari kita simak penjelasan berikut ini.

Pemikiran pelaku yang tidak merasa bersalah untuk melakukan penggelapan maupun pencurian dikarenakan mereka menganggap sudah melakukan banyak hal untuk perusahaan, akan tetapi gaji yang mereka dapatkan dari perusahaan tidak seimbang dengan apa yang telah mereka lakukan. Ada juga alasan lain seperti desakan oleh himpitan ekonomi.

Fakta tersebut menunjukkan bahwa penggelapan maupun pencurian merupakan tindakan yang sangat sulit dihindari. Paling tidak, perusahaan harus bisa melakukan upaya untuk meminimalisir tindakan tersebut dengan cara pencegahan dan pengawasan.

penggelapan uang, keuangan perusahaan, uang perusahaan, kasus penggelapan, pencurian, money laundry, kecurangan, thief, korupsi
Penggelapan Sumber Daya Perusahaan

Sebenarnya, energi dan waktu yang hanya dihabiskan untuk mengawasi dan mencegah tindakan penggelapan dan/pencurian bukanlah hal yang cerdas dalam mengelola usaha.  Banyak hal lain yang sangat penting untuk diperhatikan dan diprioritaskan. Misalkan: Mengembangkan target pasar baru, melakukan riset dan pengembangan produk, mencari supplier yang memberikan harga terjangkau dan lain sebagainya.

Hal yang paling penting adalah dilakukannya pencegahan dan pengawasan yang terkustomisasi sesuai dengan tingkat kerawanannya. Prioritas pencegahan dan pengawasn dilakukan pada daerah rawan yang memungkinkan adanya piranti pengamanan yang berlapis sehingga bisa menutup kemungkinan kedua tindakan tersebut sampai pada titik mendasar nol. Untuk wilayah yang tidak terlalu rawan, bisa diberikan satu lapis pengaman saja ditambah dengan pengawasan dan evaluasi secara berkala.

Karakteristik yang dimiliki berbeda antara satu bidang usaha dan yang lainnya, baik ruang fisik, sistem pengendalian intern, mekanisme pengadaan barang, manajemen kas perusahaan. Untuk itu diperlukan identifikasi sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada pada setiap perusahaan oleh pengelola perusahaan tersebut.

Berikut 4 wilayah yang rawan terhadap tindak penggelapan dan pencurian di perusahaan manapun:

  • Jam Kerja

Perusahaan membayar karyawannya karena membutuhkan waktu para karyawan untuk mengerjakan pekerjaan perusahaan. Tidak sedikit diperusahaan manapun dengan jumlah karyawan berapapun, banyak dari mereka yang mengorupsi jam kerja. Hal yang dilakukan antara lain menggunakan jam kerja untuk bermain media sosial di internet, alasan jemput anak disekolah, ataupun melakukan aktivitas pribadi yang bisa merugikan perusahaan. Banyak pelaku yang menganggap hal ini merupakan hal yang biasa dan wajar, bukan bentuk kejahatan.

Saat ini, banyak perusahaan yang menggunakan mesin absensi finger print maupun face detection. Kedua mesin ini memiliki kelebihan bahwa karyawan tidak bisa melakukan “titip absen” karena mesin tersebut tidak dapat dimanipulasi datanya. Akan tetapi, bisa jadi setelah absen pada kedua mesin tersebut, karyawan pada saat masih jam kerja pergi meninggalkan kantor untuk urusan pribadi. Hal itu sering kali terjadi. Yang penting bagi mereka, pada saat jam pulang kantor mereka sudah ada dikantor. Jika atasan bertanya kepada kawan sejawat mereka, maka saling melindungi merupakan hal yang akan mereka lakukan.

Untuk itu, perlu adanya sistim pengendalian yang betul-betul terintegrasi, untuk dapat mencegah, mendeteksi sekaligus mengawasi agar tindakan penyelewengan jam kerja tersebut dapat dicegah dengan baik.Dua jenis penyelewengan berikut merupakan modus penyelewengan jam kerja yang paling berbahaya dan merugikan perusahaan.

  • Di luar Perusahaan

Pegawai yang bertugas keluar kantor (biasanya: marketer, petugas ekspedisi, petugas belanja, akuntan yang harus ke bank, pengawas proyek, dan manajer) sangat sering melakukan penyelewengan jam kerja. Mengapa saya anggap paling berbahaya? Mereka punya potensi yang sangat tinggi untuk melakukan penyelewengan waktu, juga berpeluang melakukan aktivitas bisnis diluar kendali manajemen perusahaan, terutama bisa dimungkinkan mereka melakukan usaha yang jenis usahanya sama dengan jenis usaha perusahaan.

  • Di dalam Perusahaan

Ada beberapa karyawan yang berpotensi melakukan bisnisnya didalam perusahaan tempatnya bekerja dengan menggunakan waktu kerjanya. Jadi ada istilah bisnis didalam bisnis (insider trader). Misalkan saja karyawan perempuan yang berjualan baju dikantornya pada saat jam kerja berkeliling ke departemen lain untuk menjajakan dagangannya. Hal ini sangat tidak pantas, karena perusahaan membayarnya bekerja untuk perusahaan, akan tetapi ia gunakan untuk kepentingan pribadi.

  • Arus Kas

Kas merupakan “lahan empuk” untuk dilakukan penyelewengan. Hal ini dikarenakan kas bentuknya kecil, mudah dibawa kemana-mana dan tidak terlihat. Frekuensi dan potensi yang tinggi pada penyelewengan kas, akan berakibat pada goyahnya kondisi keuangan perusahaan. Terdapat beberapa kemungkinan modus penggelapan  yang dapat dilakukan dalam hal ini, seperti:

  1. Pencucian uang tunai dari box atau brankas. Ini merupakan cara yang paling kasar dan akan cepat tertangkap. Karena peluang untuk tertangkapnya tinggi, maka modus ini jarang terjadi. Variasi modul penggelapan di wilayah ini tidak selalu dengan mengambil fisik uang dari brankas perusahaan, melainkan banyak cara:
  2. Pembayaran (tunai/cek) yang berasal dari pelanggan yang tidak langsung disetorkan ke rekening perusahaan, melainkan disetorkan ke rekening pribadi untuk beberapa bulan (pelaku dapat imbal hasil dari bunga simpanan), hal yang sama pada pengeluaran kas adalah menunda pembayaran kepada vendor.
  3. Tidak memberikan diskon kepada pelanggan, melainkan dinikmati sendiri  (diskon bisa dari potongan atas pembelian tunai maupun atas pembayaran kredit yang lebih awal dari seharusnya).
  4. Uang kembalian kepada pelanggan yang nominalnya kecil, tidak dibayarkan dan diambil untuk keuntungan pribadi. Walaupun jumlah kembalian tersebut kecil, akan tetapi jika frekuensinya tinggi hal ini akan sangat menguntungkan. Hal lain terkadang modus si “kasir” adalah untuk sumbangan, akan tetapi struk pembelian pelanggan tidak menampilkan “donasi”. Sehingga hal ini rawan untuk diselewengkan.
  5. Modus yang paling modern dan canggih adalah, memanfaatkan cek batal (cancelled check). Penandatangan cek pikir hanya dengan memberi tanda silang pada cek sudah aman. Sekarang ada alat tertentu (+bahan kimia) yang bisa dipergunakan untuk menghapus coretan tinta biasa dengan sangat mudah, tanpa bekas. Setelah coretan dihapus, cek dicairkan, uangnya diambil. Sangat mudah, bukan?
  • Piutang Perusahaan

Perusahaan yang bergerak dalam bidang finansial seperti bank, pegadaian, asuransi, dan lain sebagainya menjadikan piutang sebagai “jembatan utama” bagi mereka untuk mendapatkan penghasilan. Pemberian piutang merupakan salah satu aspek yang sangat vital sebagai alat untuk mempermulus penjualan barang ataupun jasa. Hal ini dikarenakan tidak semua customer memiliki sejumlah uang tertentu disaat membeli barang atau jasa yang kita jual.

Terkadang ada beberapa piutang yang tidak bisa ditagih dikarenakan customer tidak memiliki ruang fiskal yang cukup untuk membayar utangnya. Perusahaan pun mau tidak mau harus melakukan penghapusan piutang. Masalah muncul ketika pada akhirnya customer bersedia membayar karena kemampuan finansialnya sudah cukup baik. Inilah lahan yang bisa dipermainkan oleh oknum yang tidak bertanggungjawab. Piutang yang tidak tertagih tersebut yang sudah dihapuskan, tidak dikembalikan pada akun semula dan tidak dilakukan pencatatan atas penerimaan kas. Kas hasil penagihan piutang tersebut tidak dimasukkan dalam penerimaan perusahaan, akan tetapi masuk ke kantong pribadi.

Bisa jadi dengan modus operandi yang lain. Piutang (yang jumlahnya cukup besar) yang telah dihapuskan akan tetapi ternyata dapat dibayar oleh customer, belum dimasukkan dalam kas perusahaan. Uang tersebut diendapkan dalam bentuk simpanan di bank oleh oknum yang tidak bertanggungjawab. Setelah beberapa lama, baru kemudian oknum tersebut menyatakan bahwa akhirnya piutang bisa ditagih.

Oknum tersebut secara tersamar tidak kelihatan melakukan penipuan. Akan tetapi, dia memperoleh keuntungan dari jangka waktu uang customer yang ia terima sampai dengan ia serahkan ke perusahaan. Oknum tersebut mendapatkan keuntungan berupa bunga selisih simpanan uang piutang perusahaan. Ini merupakan bentuk kecurangan yang modusnya tersamar.

  • Inventory (Gudang)

Penyimpangan tidak hanya berupa uang, barang pun menjadi sarana penyimpangan oleh beberapa perusahaan. Dalam arus barang, bagian pembelian dan bagian gudang akan dipisahkan fungsinya. Hal ini berarti orang yang mengurusi bagian gudang dan bagian pembelian adalah orang yang berbeda. Perbedaan tugas tersebut dilakukan perusahaan untuk meminimalisir terjadinya kecurangan yang terjadi dalam pengadaan barang perusahaan. Akan tetapi bagaimana jika sistem pengendalian internal perusahaan tersebut lemah?

Pemisahan fungsi gudang dan pembelian tidak serta merta membuat perusahaan “aman” dari kejahatan para pencuri. Jika pada akhirnya bagian pembelian bekerja sama dengan bagian gudang untuk menyelundupkan barang untuk kepentingan pribadi, hal ini akan sangat merugikan perusahaan. Apalagi jika bekerja sama dengan pemasok (atau mungkin pegawai dari perusahaan pemasok). Bisa oknum bekerja sama untuk menggelapkan barang. Atau bisa jadi ada mekanisme “mark-up” barang oleh oknum yang diketahui oleh teman sejawat (pemasok yang bekerja sama melakukan kecurangan).

Artikel ini bersumber dari jurnal akuntansi keuangan yang sudah ditelaah kembali dan disesuaikan. Jika Anda memiliki saran terhadap topik yang harus dibahas selanjutnya, silahkan tinggalkan komentar Anda ya.