Arsip merupakan hal yang penting dalam dunia kerja. Semua informasi baik keuangan maupun nonkeuangan ada pada arsip perusahaan. Mengapa arsip itu penting bagi seorang akuntan?

Arsip merupakan bentuk dokumentasi atas hal ikhwal yang berkaitan dengan transaksi keuangan perusahaan

Dengan adanya arsip, kita bisa mengetahui detil laporan keuangan perusahaan. Misalnya: Pada akhir tahun, laporan neraca menunjukkan bahwa Aset Tetap perusahaan turun sebesar 10% dari saldo pada awal tahun. Ternyata setelah ditelusuri, terdapat aset tetap berupa “gedung” yang dijual perusahaan dikarenakan penggunaannya kurang optimal. Dengan adanya arsip transaksi penjualan gedung tersebut, maka dipastikan perusahaan bisa mengetahui kenapa aset tetap perusahaan turun begitu drastis yakni 10%. 

Beberapa Alasan Mengapa Arsip Penting Bagi Akuntansi Perusahaan

Arsip, Arsip perusahaan, akuntansi perusahaan, arsip akuntansi
Pentingnya pengarsipan bagi akuntansi perusahaan (Source : Pixabay)
  • Arsip menjadikan perusahaan tahu akan berapa hak dan kewajiban perusahaan berkaitan dengan pihak lain

Adakalanya perusahaan sudah menjual barang dagangan yang sangat banyak, akan tetapi kas perusahaan tidak seimbang dengan nominal penjualan yang ada. Misalkan: Pada akhir tahun total penjualan bernilai Rp1,3 triliun, akan tetapi nilai kas perusahaan dari hasil penjualan hanya tersaji mencapai Rp900 miliar. Hal ini menunjukkan masih terdapat Rp400 miliar uang perusahaan yang seharusnya sudah masuk kas. Ini menunjukkan bahwa masih terdapat piutang perusahaan yang belum terbayar. Nah, jika perusahaan mau segera menagih piutang tersebut (karena nominalnya sangat banyak), maka perusahaan harus segera mencari arsip tentang daftar debitur perusahaan yang belum melakukan pembayaran dan segera dapat melayangkan surat penagihan piutang kepada para debitur tersebut. Tujuannya ialah supaya para debitur tersebut segera membayar.

Berkaitan dengan kewajiban perusahaan, simaklah contoh berikut. Perusahaan ABC mendapatkan tagihan dari supplier sebesar Rp350 juta atas pembelian yang dilakukannya pada bulan ini. Akuntan perusahaan merasa kaget karna jumlah yang ia beli kepada supplier tersebut. Untuk mengcrosscheck transaksi, maka akuntan menelusuri bukti pembelian barang dagangan secara kredit yang dilakukan perusahaannya (faktur pembelian), dan benar ternyata jumlah utang yang seharusnya kepada supplier hanyalah Rp210 juta. Setelah itu, akuntan PT ABC melakukan komplain atas nilai tagihan kepada supplier tersebut. Dan ternyata setelah supplier tersebut cek kembali, tagihan senilai Rp350 juta ialah tagihan milik PT BCA, bukan PT ABC. Karena nama perusahaan mirip, jadi supplier salah memberikan tagihan.

Hal ini menunjukkan bahwa dengan arsip perusahaan hak dan kewajiban perusahaan bisa diperjuangkan.

  • Tidak Ada Bukti Transaksi, Tidak Ada pencatatan dan Tidak Ada Dana yang Keluar

Jika suatu saat terdapat perjalanan dinas menggunakan kendaraan perusahaan dan bensin habis, maka mau tidak mau karyawan harus membelikan bensin menggunakan uangnya sendiri untuk nantinya di ganti dengan uang kantor. Nah apa yang terjadi? Jika pembelian bensin di SPBU yang mengeluarkan uang senilai Rp200.000 (misalnya) tidak dimintakan struk pembelian pada SPBU yang bersangkutan, maka uang Rp200.000 yang dikeluarkan oleh si karyawan tidak dapat diganti karena tidak ada bukti transaksi pembelian bahan bakar. Perlu diingat, jika tidak ada bukti transaksi maka tidak ada pencatatan dan tidak ada uang yang keluar.

Baca juga : Berkarir Sebagai Akuntan Publik? Inilah Hal yang Wajib Anda Ketahui

  • Wajib dalam rangka pembayaran pajak kepada negara

Setiap perusahaan selaku wajib pajak harus melakukan pembayaran pajak kepada negara. Nominal pajak tersebut didasarkan pada jumlah laba bersih yang dimiliki oleh perusahaan. Ingat… pihak kantor pajak tidak akan dengan begitu saja memberikan hitungan tentang nominal pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan berdasarkan laba bersih dalam laporan keuangan yang disajikan perusahaan. Akan tetapi nantinya akan ditelusuri performa dari laba bersih tersebut. Jangan-jangan laporan keuangan tersebut dimanipulasi sehingga laba bersih terlihat sedikit, sehingga pajak yang harus dibayarkan kepada negara menjadi lebih sedikit. Nah, untuk melihat tentang validitas laporan keuangan perusahaan, maka akan ditelusuri arsip bukti transaksi perusahaan selama periode yang bersangkutan.

Arsip, arsip perusahaan, akuntansi perusahaan, arsip akuntansi
Alasan mengapa akuntan perlu untuk memperhatikan pengarsipan perusahaan

Nah, supaya arsip perusahaan rapi maka harus dilakukan manajemen kearsipan yang baik pula. Hal yang bisa dilakukan agar arsip tersimpan rapi ialah dengan beberapa cara antara lain sebagai berikut.

  • Arsip Komputer

Saat ini kegiatan transaksi perusahaan tidak hanya dilakukan via transaksi manual, akan tetapi via digital. Jika arsip manual seperti faktur penjualan, struk pembelian bahan bakar bisa diarsip secara manual, maka transaksi elektronik/digital pun bisa dilakukan pengarsipan. Misal jika dilakukan transaksi e-banking untuk pembayaran, maka bukti transaksi tersebut bisa disimpan dalam bentuk J-Peg, PDF maupun bentuk yang lain yang nantinya dapat diarsipkan dalam folder transaksi perusahaan.

Baca juga : Beberapa Macam Istilah Akuntansi Pemerintahan yang Perlu Anda Ketahui

  • Arsip Fisik

Artinya ialah arsip dalam bentuk dokumen kertas. Ingat semua dokumen yang diterima ataupun dikeluarkan perusahaan harus disimpan dengan rapi. Misalkan perusahaan mengeluarkan faktur penjualan secara kredit kepada pelanggan, jangan sampai faktur tersebut hanya diberikan kepada customer saja, akan tetapi copy faktur tersebut juga harus disimpan oleh perusahaan (biasanya bagian akuntansi atau bagian penjualan kredit) sebagai dasar untuk melakukan penagihan atau bahkan jika customer komplain dengan nilai nominal tagihan yang diberikan kepadanya.

Nah, sekarang sudah tahu kan pentingnya arsip (khususnya arsip keuangan) bagi perusahaan?. Untuk itu sangat penting bagi kita untuk melakukan pengarsipan dari setiap transaksi keuangan perusahaan pada khususnya. Selain itu penting juga untuk terus mencatat riwayat transaksi perusahaan dan sudah tidak perlu repot karena kini sudah ada solusinya untuk Anda disini.