Observasi perencanaan audit merupakan salah satu proses yang harus dijalani ketika mengaudit suatu perusahaan. Alasan mengapa perencanaan audit ini harus dilakukan adalah agar proses menuju pemberian opini audit berjalan lebih efektif dan efisien. Penjelasan sederhananya adalah ketika KAP Adiba ditunjuk oleh PT.Abuba untuk mengaudit perusahaannya maka KAP Adiba harus merencanakan berapa alokasi waktu, gaji pegawai, biaya langsung, dan biaya operasional, yang dibutuhkan untuk menjalankan proses audit.

Perencanaan ini harus dibuat secara cermat agar mendapatkan kualitas audit yang baik serta biaya dan waktu seefekti dan efisien mungkin. Jika ingin mengetahui mengenai hal tersebut, maka KAP Adiba harus mencari dan mendapatkan informasi dan data yang lengkap dan akurat. Cara yang lumrah digunakan untuk mengumpulkan informasi dan data adalah dengan melakukan observasi.

Baca juga: Prosedur dan Jenis Surat Ketetapan Pajak (SKP) yang Wajib Anda Ketahui

Inilah beberapa langkah observasi perencanaan audit

observasi perencanaan audit

Langkah – Langkah Observasi Perencanaan Audit

Auditor harus mencari dan mendapatkan data yang diperlukan dalam proses audit, bukan data yang diberikan oleh perusahaan (auditee). Hal ini dimaksudkan agar auditor dapat mengelola data yang tepat untuk dijadikan referensi dalam pemberian opini audit. Ada dua kunci utama agar observasi audit planning ini dapat berjalan dengan sukses:

  • Persiapan Yang Matang Sebelum Kunjungan Observasi

Agar proses observasi bisa berjalan lancar, perlu persiapan matang, minimal tahu data apa saja yang diperlukan dan informasi apa yang diperlukan via wawancara. Biasanya para auditor berpengalaman selalu menyiapkan “checklist” untuk setiap interview dan observasi pertama yang mereka lakukan, sehingga bisa menjalankan tugas secara efektif. Berikut langkah observasi perencanaan audit atau tahapan aktivitas yang perlu dimasukan ke dalam checklist sebelum berangkat ke lokasi dan melakukan observasi:

Baca juga: Pajak Pertambahan Nilai atau PPN Membangun Sendiri

  • Berkenalan dengan wakil manajemen, internal auditor dan audit committee nya perusahaan auditee.
  • Setelah perkenalan, sampaikan kepada mereka mengenai jadwal dan tujuan dari perencanaan audit (audit planning).
  • Perkenalkan petugas yang akan terlibat dalam proses audit, termasuk minta berkenalan dengan orang-orang dari pihak auditee yang diharapkan akan banyak membantu dalam proses audit.
  • Jika klien baru (atau klien lama yang mengalami perubahaan lingkungan usaha yang signifikan), mungkin perlu berkeliling melihat-lihat kondisi operasional dan lingkungan perusahaan auditee—sehingga nantinya sudah tahu bagaimana perusahaan beroperasi, dan di lingkungan seperti apa audit akan dilaksanakan,
  • Jika auditee sudah pernah diperiksa oleh auditor lain sebelumnya (predecessor auditor), periksa status temuan yang pernah terjadi sebelumnya, apa opinini dan atau rekomendasinya, apakah perusahaan auditee pernah mengalami perubahan system/prosedur/kebijakan setelahnya.
  • Tuangkan dan susun perencanaan waktu untuk setiap tahapan/langkah yang akan diambil dalam proses audit.
  • Minta ijin/otorisasi untuk hal-hal berikut ini:
  1. Memasuki lokasi perusahaan auditee kapanpun diperlukan
  2. Tag nama/kartu untuk melewati gerbang security (jika diperlukan)
  3. Tempat/ruang parkir kendaraan yang diperlukan
  4. Ruangan untuk bekerja dan koneksi internet atau kabel data yang diperlukan
  5. Membuka file dan folder fisik tempat penyimpnanan dokumen/data
  6. Password temporal untuk mengakses data dalam file/folder dan software akuntansi di dalam komputer
  • Jika auditee adalah klien rutin yang sudah pernah ditangani sebelumnya, buat jadwal pertemuan berkala yang dibutuhkan untuk sesi audit kali ini.
  • Minta diberitahu (oleh pihak auditee) tentang dimana mencari informasi rutin yang mungkin diperlukan selama proses audit—sehingga tidak sering-sering mengganggu auditee.
  • Jelaskan kepada auditee mengenai proses audit yang akan dijalankan, termasuk rencana draft laporan yang akan dikeluarkan, waktu yang tersedia untuk menanggapi hasil temuan audit beserta tindak-lanjutnya, dan jadwal penerbitan laporan final beserta opini yang akan diberikan.
  • Alokasikan waktu yang cukup untuk memberi pihak auditee kesempatan untuk bertanya. Tanggapi pertanyaan auditee seperlunya.
  • Setelah interview (mungkin sehari setelahnya) lakukan follow-up dengan mengirimkan summary hasil interview, termasuk meminta kembali (kepada auditee) data-data yang belum diperoleh saat interview dilakukan sebelumnya.
  • Eksekusi Observasi Yang Efektif

Langkah setelah mempersiapkan observasi dengan matang adalah mengeksekusinya. Auditor harus memastikan setiap langkah yang ada di checklist bisa dieksekusi secara efektif. Efektif dalam hal ini adalah:

Baca juga: Bagaimana Cara Untuk Menilai Aset Tetap yang Anda Miliki Agar Dapat Dijual?

  • Memperoleh informasi dan data yang diinginkan
  • Setiap langkah yang ada di checklist berjalan seperti yang diinginkan
  • Eksekusi berjalan sesuai dengan alokasi waktu yang telah ditentukan/direncanakan.

Untuk mencapai hal tersebut auditor harus memiliki kompetensi persuasive yang baik. Karena praktek yang terjadi di lapangan akan berbeda – beda. Ada auditee yang terbuka memberikan informasi dan data yang kita butuhkan. Namun ada juga auditee yang tertutup ketika kita mewawancarai mereka. Auditor dituntut untuk mendapatkan informasi dan data yang diperlukan dalam tenggang waktu yang sudah ditentukan dan tanpa meninggalkan kesan buruk dimata auditee.